数万家企业，使用账款管家（在线OTC管理SaaS软件），提升效率。

导言：

在传统软件时代，员工认为上线系统会带来工作量的增加，导致企业主内部推行软件遇到阻力。显然，在SaaS软件时代，这种阻力得到很大缓解。【账款管家】帮助数万家企业实现在线OTC（从订单到现金）管理。不断接受新理念的80后老板，更加重视现金流和资金管理，普遍接受内部推行在线OTC-SaaS软件提升资金管理效率。

OTC（Order TO Cash）是从订单/合同到现金的管理。以订单/合同管理为主线，以账款管理为核心，融合账、票、款到单一业务流程。在线OTC数字化，已经是快速发展的成长型企业数字化转型的核心环节之一。OTC管理可分为，销售订单到收到现金的收入管理，采购订单到支付现金的支出管理，两个部分。本文重点讲收入层面，支出层面的道理也是一样的。

01 从三个方面着手OTC数字化，将事半功倍

1）以订单/合同管理为主线。

从收入的角度看，从订单/合同到现金的OTC管理，往往可以分为三个大的阶段：拿到订单合同、确认收入、收到现金实现收入。

拿订单/合同：拿到订单，签订合同，把实现收入变成可能性，是实现公司收入的开始，也是OTC管理的开始。

确认收入：货的交付、项目实施结算、发票的开具等，是财务视角确认收入的重要环节，也是OTC管理最重要的节点。

实现收入：收到现金实现收入，把收入可能性变成事实。

以订单/合同管理为主线，组织三个阶段的数据和信息，最大的好处是，A.便于各部门、人员的工作协同，提纲挈领。就像串珍珠一样，把每个人的工作通过订单/合同管理的主线条，串联起来。每个部门、每个人只需要关注自身的工作节点，通过合适的权限配置，有效组织协同。B.以订单/合同管理为主线，同时意味着合同信息和数据状态变化，都能够在合同管理中进行准确记录和留存。

2）以账款管理为核心

在线OTC（从订单/合同到现金）管理的核心在于，把以流程为核心的信息化转移到以数据为核心的数字化。对订单到现金的变迁过程进行精细化的数据管理，对数据的重视，数据洞察以及决策支持，是OTC管理最为重要的变化。

那么，在收入层面，应收账款的管理，特别是应收账款精细化、自动化和智能化管理，是OTC管理最核心的对象和目标。

在应收账款数据层面，不再只关注粗放的财务应收台账的管理。更多地关注更小颗粒度的数据和变迁过程。

A.合同应收，是第一个关注的重点，每一次合同订单的收款都将核销掉该合同的合同应收，不管是否进行了收入确认，因为在销售员或者老板的大脑里，签订的合同已经成为公司未来的现金；

B.发货/发票/结算应收账款的管理，是财务和业务都会关注的重要数据。这一部分的应收账款，离收到现金更近，关注度也会更高，自然需要更精细化的管理；

C.合同的收款条件、应收账款的到期、逾期定义和自动化提醒，以及应收账款的催收，在OTC管理中成为重要指标。因为它将意味着资金周转的效率。。

总之，在OTC管理软件中，应收账款的智能化管理，将提升到从来未有的高度上。未来，资金的周转效率将决定着公司盈利能力

3）需要融合的几个重要流程到单一的业务流程中。

从订单到现金的变迁过程中，会涉及到多个部门进行工作流程协同，一旦把涉及到的多个流程，都融合到从订单到现金的单一业务主流程中，事情就变得更简单而易于推行和管理。

一旦订单/合同主流程形成，一般而言，合同的变迁动态会涉及到如下几个分支流程。

A.合同签订审批流程，主流程。

B.开票审批、开具流程，围绕合同主流程。

C.对账流程，基于订单/合同数据与客户在线对账流程。

D.收款流程，基于客户、订单/合同的收款流程。

E.辅助流程：退货流程、退款流程、退票流程、损失确认流程等

02 以场景驱动流程

为避免因上线系统而带来工作量的增加，在中小企业数字化管理实践中，一定要避免流程驱动的思路，改变为以场景驱动流程。

我们主张把线下的业务流程轻松搬到线上，而不是软件创建新流程。如果，把流程驱动更换为场景驱动，你会事半功倍。

把公司内每个部门或者角色的进行场景化归纳，并搬到线上。比如，我们把销售人员的工作具体到几个场景，

A.签订合同的场景：发起签订合同的审批流程；

B.开具发票的场景：随着合同推进，客户需要开具发票，发起发票开具申请流程；

C.催款并获知客户打款的场景：回款申请流程，一旦财务收到款项，进行核销并通知销售。

当然，除了上述几个经常性的场景，还有一类典型的细节场景。比如，到期逾期提醒并催收的场景。这样的场景，需要结合OTC软件的能力，实现收款计划自动生成的能力，满足对该场景的需求。【账款管家】也已经实现OTC管理的几乎所有的管理场景自动化。比如，发货后15天收款的自动催收提醒、逾期30天发送催收邮件，等等精细化管理的能力。

03 连接提升效率

数字化管理必然走向连接。在线OTC也不例外，重点解决几个方面的连接，提升自动化的能力。

A.连接税务系统，实现在线开票，大大提升沟通和协同效率，从订单到发票，在一个独立的系统和界面完成。流程的完整性和一致性得到极大保证。

B.连接银行，实现收款自动核销和付款自动核销。改变银企直连时候分析的模式，收款和付款可以统一在OTC软件中完成审批、收付款操作、核销、通知的一系列的动作。

C.连接ERP会计软件。自动生成凭证。按照制定好的统一规则，与会计软件的收入成本确认、收付款的确认等进行项目与科目的对应关系，并自动生成凭证，将极大提升财务的工作效率和准确性。

在线OTC（从订单到现金）管理SaaS软件，在国外已经有十几年的发展，接近成熟。在国内虽然刚刚开始，根据我们公司最近几年大力推进中的观察，在以80、90后为代表的新兴企业主中已经开始得到普遍接受，并采取了行动。